Ефективний тайм – менеджмент увазі ретельно продумане планування
кожного дня, яке треба складати попереднім цьому дню ввечері. Саме
планування, якщо, звичайно, його дотримуватися, дозволить заощадити
багато часу. План краще записувати на листку паперу, а потім, у міру
виконання того чи іншого пункту, викреслювати його і, при необхідності,
додавати новий.
Згідно з принципами тайм – менеджменту, всі справи в плані бажано розділити на три групи. Перша з них включає в себе першорядні, що не терплять відкладення, справи і передбачувані проблеми, які можуть виникнути в підлягає плануванню день. Проблем, для ефективного тайм – менеджменту, потрібно визначати не більше двох. Всі ці питання, незалежно від того, які почуття вони викликають, треба вирішувати неодмінно саме в той день, на який вони намічені.
Друга група складається плану, – це важливі, але не потребують негайно виконання, справи. Їх можна виконати, якщо в намічений день раптово вивільниться частина розрахованого на щось інше часу. Якщо ж зробити щось важливе, але не термінове, в цей день не вдасться, з часом воно перекочує з другої групи плану в першу.
Третя група плану для особистого тайм – менеджменту складається з дрібних рутинних справ. Ці дрібниці необхідно не лише враховувати при плануванні, але й якнайшвидше ліквідувати, – вони мають особливість вносити розлад в будь-яку, навіть дуже добре організовану, діяльність.
Складання таких груп особливо важливо, якщо застосовується тайм – менеджмент в організації середнього і більш масштабу. Він допомагає визначити найбільш значущі моменти роботи всіх співробітників цієї організації, включаючи і їх керівний склад. Однак для підвищення продуктивності колективу одного складання груп буде недостатньо. Згідно з правилами тайм – менеджменту, кожна велика справа при плануванні потрібно розбити на декілька підпунктів. У цих підпунктах слід докладно розписати цілі виконання тієї чи іншої роботи, способи досягнення цілей і основні завдання цієї роботи. Потім для кожної групи справ треба визначити оптимальний час, коли вони будуть виконуватися, і приблизну тривалість виконання.
Крім того, правила тайм – менеджменту включають в себе облік необхідності особистої участі людини в реалізації якоїсь задачі. Наприклад, в організаціях виконання якихось справ можна доручити спеціально навченим персоналом, на який при цьому покладається і відповідальність за якість роботи.
До загального плану розподілу часу, для підвищення ефективності тайм – менеджменту, доцільно додати ще один план, службовець альтернативою першому в разі виникнення будь – то форс-мажорів. Такий план є свого роду екстреним виходом з критичних ситуацій. Він не тільки дозволить швидко приймати вірні рішення, але й істотно збереже нерви і час, якщо трапиться щось непередбачене.Приступати до роботи потрібно, керуючись складеним планом і виконуючи всі його пункти послідовно. Така послідовність – гарантія успішності будь-якого починання. До того ж, вона сприяє підвищенню продуктивності процесу і збільшує швидкість виконання будь-якої роботи. Чи варто говорити, що планування за правилами тайм – менеджменту істотно піднімає шанси стрімкого просування по кар'єрних сходах? Піднімає, звичайно. Однак для того, щоб максимально організувати свій час, слід керуватися максимумом основних принципів тайм – менеджменту.
Уміння правильно визначати життєві пріоритети полягає в нашій здатності вибрати з безлічі цілей найбільш вагому і важливу на даний момент. Причому важливу по відношенню до власної персони. Адже нерідко ми віддаємо перевагу суспільним або сімейним цілям на шкоду своїм бажанням, а це, в підсумку, може призвести до накопичення втоми. І тоді про ефективність роботи доведеться забути. Тому, якщо нам необхідно відпочити, пріоритетною буде мета відпочинку.
З напрацюванням необхідних звичок все просто. Стабільність повторення правил тайм – менеджменту день у день сприяє напрацюванню навичок, які, в свою чергу, підвищують плідність праці. Що, в цілому, і є значним кроком вперед, ідея якого лежить в основі сутності тайм – менеджменту.
Що стосується вміння варіювати інструментами планування, то про це трохи детальніше:
По-перше, займаючись якоюсь справою, бажано повністю на ній концентруватися і не відволікатися на якісь інші дії: довгі розмови по телефону, спілкування з колегами, тривале чаювання та інше. Результатом подібного розсіювання уваги стануть тривалі на цілий день елементарні справи. Тому вчимося говорити категоричне: «Мені ніколи!» У відповідь на чиїсь прохання допомогти чи прагнення поговорити про дрібниці.
По-друге, виконуючи серйозну роботу, зберігаємо спокій. Поспіх і нетерплячість приводить до нервозності і метушні, а це забирає багато часу, яке просто проходить даремно. Щоб такої ситуації не виникло, контролюємо себе, блокуючи різні подразники і відсуваючи їх обдумування на потім.
І, нарешті, по – третє, завершивши якийсь складна справа, заохочуємо себе, – святкуємо цю подію, купуємо якісь бажані і приємні дрібнички, йдемо в дорогий ресторан та інше. Одним словом, дозволяємо собі робити те, що принесе максимум позитивних емоцій. Таке заохочення, – відмінний стимул для нарощування ефективності роботи і її оперативності.
Технологія тайм – менеджменту, – чудове підмога на шляху до успіху практично у всіх сферах нашого життя. І, якщо ми всією душею бажаємо цього успіху, починаємо планувати. Ось прямо зараз беремо ручку, листок паперу, сідаємо і записуємо свої цілі. Нехай вони стають відчутними і реальними …
Згідно з принципами тайм – менеджменту, всі справи в плані бажано розділити на три групи. Перша з них включає в себе першорядні, що не терплять відкладення, справи і передбачувані проблеми, які можуть виникнути в підлягає плануванню день. Проблем, для ефективного тайм – менеджменту, потрібно визначати не більше двох. Всі ці питання, незалежно від того, які почуття вони викликають, треба вирішувати неодмінно саме в той день, на який вони намічені.
Друга група складається плану, – це важливі, але не потребують негайно виконання, справи. Їх можна виконати, якщо в намічений день раптово вивільниться частина розрахованого на щось інше часу. Якщо ж зробити щось важливе, але не термінове, в цей день не вдасться, з часом воно перекочує з другої групи плану в першу.
Третя група плану для особистого тайм – менеджменту складається з дрібних рутинних справ. Ці дрібниці необхідно не лише враховувати при плануванні, але й якнайшвидше ліквідувати, – вони мають особливість вносити розлад в будь-яку, навіть дуже добре організовану, діяльність.
Складання таких груп особливо важливо, якщо застосовується тайм – менеджмент в організації середнього і більш масштабу. Він допомагає визначити найбільш значущі моменти роботи всіх співробітників цієї організації, включаючи і їх керівний склад. Однак для підвищення продуктивності колективу одного складання груп буде недостатньо. Згідно з правилами тайм – менеджменту, кожна велика справа при плануванні потрібно розбити на декілька підпунктів. У цих підпунктах слід докладно розписати цілі виконання тієї чи іншої роботи, способи досягнення цілей і основні завдання цієї роботи. Потім для кожної групи справ треба визначити оптимальний час, коли вони будуть виконуватися, і приблизну тривалість виконання.
Крім того, правила тайм – менеджменту включають в себе облік необхідності особистої участі людини в реалізації якоїсь задачі. Наприклад, в організаціях виконання якихось справ можна доручити спеціально навченим персоналом, на який при цьому покладається і відповідальність за якість роботи.
До загального плану розподілу часу, для підвищення ефективності тайм – менеджменту, доцільно додати ще один план, службовець альтернативою першому в разі виникнення будь – то форс-мажорів. Такий план є свого роду екстреним виходом з критичних ситуацій. Він не тільки дозволить швидко приймати вірні рішення, але й істотно збереже нерви і час, якщо трапиться щось непередбачене.Приступати до роботи потрібно, керуючись складеним планом і виконуючи всі його пункти послідовно. Така послідовність – гарантія успішності будь-якого починання. До того ж, вона сприяє підвищенню продуктивності процесу і збільшує швидкість виконання будь-якої роботи. Чи варто говорити, що планування за правилами тайм – менеджменту істотно піднімає шанси стрімкого просування по кар'єрних сходах? Піднімає, звичайно. Однак для того, щоб максимально організувати свій час, слід керуватися максимумом основних принципів тайм – менеджменту.
Основні принципи тайм – менеджменту
Як ми вже говорили, найбільшу продуктивність від нашої роботи можна отримати, склавши докладний і послідовний план дій. Що ж стосується успішного просування по кар'єрних сходах, то для нього бажано дотримуватися основних принципів тайм – менеджменту, які базуються на кількох постулатах, це:- уміння вірно ставити цілі;
- уміння правильно визначати життєві пріоритети;
- уміння варіювати інструментами планування;
- напрацювання необхідних звичок.
Уміння правильно визначати життєві пріоритети полягає в нашій здатності вибрати з безлічі цілей найбільш вагому і важливу на даний момент. Причому важливу по відношенню до власної персони. Адже нерідко ми віддаємо перевагу суспільним або сімейним цілям на шкоду своїм бажанням, а це, в підсумку, може призвести до накопичення втоми. І тоді про ефективність роботи доведеться забути. Тому, якщо нам необхідно відпочити, пріоритетною буде мета відпочинку.
З напрацюванням необхідних звичок все просто. Стабільність повторення правил тайм – менеджменту день у день сприяє напрацюванню навичок, які, в свою чергу, підвищують плідність праці. Що, в цілому, і є значним кроком вперед, ідея якого лежить в основі сутності тайм – менеджменту.
Що стосується вміння варіювати інструментами планування, то про це трохи детальніше:
- 1. Для успішності у всіх видах нашої діяльності доцільно буде завести щоденник, відповідний, по своїх якостях, нашим вимогам та звичкам. Ежедневник може бути електронним, паперовим, – яким завгодно, лише б у нього без праці вносилися зміни у розпорядку дня. У щоденнику потрібно буде контролювати виконання тих завдань, які були поставлені на той чи інший день.
- 2. Для правильного планування слід описати свою життєву концепцію на папері. Рівень ефективності тайм – менеджменту багато в чому залежить від створення списку довгострокових цілей, тримати які в розумі безглуздо. Тільки записані, ці цілі, немов матеріалізуючись, починають реально існувати. Те ж саме відноситься і до короткостроковим цілям. Всі вони, як ми вже говорили, неодмінно повинні мати точні терміни досягнення. В іншому випадку мета вийде розмитою, і план її виконання буде працювати слабо. Записуючи свої цілі, обов'язково враховуємо при цьому і ті, які стосуються нашого здоров'я, відпочинку і розваг.
- 3. Для особистого тайм – менеджменту, щоденний план складаємо напередодні ввечері. Саме в цей час найбільш чітко представляється картина майбутнього дня і всі його головні завдання. Завдяки таким фактам, ми можемо правильно розподілити черговість вирішення виниклих завдань, встановивши їх пріоритетність і терміновість, і розробити маршрут свого пересування. За ніч наша свідомість засвоїть складений ввечері план, і на наступний день всі дії будуть відбуватися майже автоматично, без особливої напруги.
- 4. Плануючи свої дії, пам'ятаємо про глобальні цілях, – це допоможе правильно ранжувати щоденні цілі і швидше, таким чином, просуватися до досягнення глобальних.
- 5. Складаючи план, враховуємо біологічні цикли, що викликають підйом і спад нашої активності. Кожна людина, уважно простеживши за власним станом протягом дня, може визначити, в який час доби він максимально працездатний. Саме на цей час і має припадати найбільша трудове навантаження. В іншому випадку віддача від нашої діяльності різко знизиться, і виною тому буде біологічний цикл спаду активності.
- 6. В основах тайм – менеджменту закладено принцип делегування обов'язків, який теж необхідно враховувати при плануванні. Наші сили, можливості і час не безмежні, а це означає, що не слід звалювати на себе непосильну ношу, намагаючись зробити якомога більше. Тому знаходимо тих, кому можна передоручити частину справ, проконтролювавши потім їх виконання. Така передача частки своєї роботи іншій людині є дуже потужним інструментом для підвищення власної продуктивності.
- 7. Складений на день план, у міру його виконання, треба аналізувати, викреслюючи втілення в життя пункти. Робити це слід неупереджено, тверезо оцінюючи результат цього перетворення в життя. Такі дії допоможуть визначитися з подальшими цілями та сформувати правильне уявлення про ситуацію.
По-перше, займаючись якоюсь справою, бажано повністю на ній концентруватися і не відволікатися на якісь інші дії: довгі розмови по телефону, спілкування з колегами, тривале чаювання та інше. Результатом подібного розсіювання уваги стануть тривалі на цілий день елементарні справи. Тому вчимося говорити категоричне: «Мені ніколи!» У відповідь на чиїсь прохання допомогти чи прагнення поговорити про дрібниці.
По-друге, виконуючи серйозну роботу, зберігаємо спокій. Поспіх і нетерплячість приводить до нервозності і метушні, а це забирає багато часу, яке просто проходить даремно. Щоб такої ситуації не виникло, контролюємо себе, блокуючи різні подразники і відсуваючи їх обдумування на потім.
І, нарешті, по – третє, завершивши якийсь складна справа, заохочуємо себе, – святкуємо цю подію, купуємо якісь бажані і приємні дрібнички, йдемо в дорогий ресторан та інше. Одним словом, дозволяємо собі робити те, що принесе максимум позитивних емоцій. Таке заохочення, – відмінний стимул для нарощування ефективності роботи і її оперативності.
Технологія тайм – менеджменту, – чудове підмога на шляху до успіху практично у всіх сферах нашого життя. І, якщо ми всією душею бажаємо цього успіху, починаємо планувати. Ось прямо зараз беремо ручку, листок паперу, сідаємо і записуємо свої цілі. Нехай вони стають відчутними і реальними …
Комментариев нет:
Отправить комментарий